VIP-gasten goed ontvangen begint bij voorbereiding. Maak voor elke VIP-gast een kort profiel: naam, functie, relatie met de organisatie en eventuele bijzonderheden. Deel dat met de begeleiders die de gasten gaan ontvangen.
Zorg voor een aparte ontvangst: een VIP-lounge of een eerder inchecktijdstip, een persoonlijke begeleider bij de ingang en een verzorgde ontvangstruimte met goede koffie of thee. Het allerbelangrijkste: zorg dat er altijd iemand aanwezig is die de gast aanspreekt. Een lounge zonder begeleider is een wachtkamer. Een lounge met iemand die de gast bij naam kent en weet wie ze zijn, is een welkomstervaring.