Open dag organiseren: van bezoeker naar ambassadeur

De eerste vraag is: wie wil je bereiken? De doelgroep bepaalt het hele concept. Veelvoorkomende doelgroepen zijn: potentiële klanten of opdrachtgevers, nieuwe medewerkers (werving en werkgeversmerk) en omwonenden en buurtbewoners (maatschappelijk draagvlak). Daarnaast zijn er bestaande relaties en partners (relatieversterking) en pers en media (merkbekendheid).

You can also combine multiple target groups, but be sure to tailor the program components accordingly. A potential customer has different needs than a local resident.

Een standaard rondleiding met koffie is niet genoeg. Maak van je open dag een beleving die past bij jullie merk. Denk aan interactieve demonstraties van jullie product of dienst en ontmoetingen met het team. Voeg toe: workshops of mini-sessies die waarde bieden, entertainment dat de sfeer verhoogt en een gastvrije ontvangst met goede catering.

De beste open dagen hebben een rode draad: een thema of verhaal dat terugkomt in het hele programma. Dat maakt het samenhangend en memorabel.

Bij een open dag is logistiek bepalend. Je wilt dat bezoekers zich welkom voelen en soepel door het programma bewegen. Plan vooraf: registratie en ontvangst (voorkom wachtrijen), routering door het gebouw of terrein, capaciteitsmanagement per activiteit. Zorg daarnaast voor: bewegwijzering en informatievoorziening, parkeeroplossingen en bereikbaarheid, en een duidelijk tijdschema.

Zet voldoende gastheren en gastvrouwen in. Niets is zo fijn als iemand die je verwelkomt en de weg wijst. Bij grote open dagen kun je werken met tijdvakken om drukte te spreiden.

An open house is only as good as the turnout. That’s why you should invest in communication that reaches and engages the right target audience.

Start 6 tot 8 weken van tevoren met de promotie. Gebruik een mix van kanalen: e-mailcampagnes naar je bestaande netwerk, sociale media en persberichten voor lokale media. Voeg uitnodigingen toe via je verkoopteam en een landingspagina met registratie.

Maak de uitnodiging aantrekkelijk. Communiceer wat er te zien is én waarom het relevant is voor de bezoeker. Wat levert het ze op?

Denk ook aan opvolging na de open dag. Stuur een bedankmail, deel foto's en video's, en maak concrete afspraken met geïnteresseerde bezoekers.

The cost of an open house depends on its size, the location (usually your own business), and the program.

Kleine open dag (50 tot 100 bezoekers): de kosten liggen tussen €2.000 en €8.000.
Middelgrote open dag (100 tot 300 bezoekers): de kosten liggen tussen €8.000 en €20.000.
Grote open dag (300 of meer bezoekers, volledige productie): de kosten bedragen €20.000 of meer.

Het voordeel van een open dag op eigen locatie: je bespaart op locatiehuur. Daarnaast vallen veel kosten onder de werkkostenregeling (WKR).

Een open dag is het moment om te laten zien wie jullie zijn. Bij Live Impact helpen we organisaties van een open dag een strategisch moment te maken. Een dag die bezoekers overtuigt en verbindt.

Bel 085 401 40 14 of mail hello@live-impact.nl voor een vrijblijvend gesprek.

Seriously Fun.