In theorie is er een onderscheid: een congres is traditioneel groter, formeler en heeft vaak een wetenschappelijke of beroepsmatige context — denk aan medische congressen of juridische vakbijeenkomsten. Een conferentie is iets smaller en interactiever van opzet, met meer ruimte voor discussie en uitwisseling.
In de praktijk worden de termen in Nederland door elkaar gebruikt. Veel zakelijke bijeenkomsten die officieel 'conferentie' heten, hebben de omvang en formaliteit van een congres, en omgekeerd. Wat telt is niet de naam, maar de vraag: welk format past het beste bij jouw doelstelling en doelgroep? Dat is het vertrekpunt voor elke beslissing over opzet, locatie en programma.