Een logistiek plan volgt deze stappen. Stap 1: maak een timeline. Bijvoorbeeld: opbouw begint om 10:00, catering arriveert 11:30, setup af om 14:00, gasten ontvangst 14:30, event loopt 15:00-19:00, afbouw 19:15-21:00. Stap 2: lijst al je leveranciers. Catering, techniek, decoratie, security, parking-begeleider, schoonmakers. Voor elk: contactpersoon, telefoonnummer, wat zij precies doen. Stap 3: maak een rollen-verdeling. Wie is project-lead? Wie doet gasten-ontvangst, wie catering-coördinatie, wie techniek-support? Zorg dat iedereen zijn/haar rol kent. Stap 4: definieer kritieke momenten. De momenten waar dingen kunnen fout gaan. Voor ieder kritiek moment: backup-plan. Stap 5: maak een dag-schema. Minuut-voor-minuut wat er gebeurt. Ziet er obsessief uit, maar werkt. Stap 6: test communicatie. Iedereen moet hetzelfde begrijpen. Stap 7: do a final walk-through 24 uur van tevoren. Dit plan neemt 20-30 uur werk voor gemiddelde event.