Een goede vuistregel: één begeleider per vijf tot tien VIP-gasten. Die verhouding geeft begeleiders genoeg ruimte voor persoonlijke aandacht zonder dat het overweldigend wordt. Bij grotere evenementen met veel VIP-gasten heb je ook een coördinator nodig die de begeleiders aanstuurt en overzicht houdt over de totale VIP-ervaring.
Kies begeleiders die het programma kennen, de gasten kent — of snel leren kennen via de profielen — en de bevoegdheid hebben om ter plekke beslissingen te nemen. Niets is vervelender voor een VIP-gast dan een begeleider die steeds moet overleggen voor elk klein verzoek. Geef je begeleiders het vertrouwen en de ruimte om zelf te handelen binnen afgesproken kaders.