Locatie-scouting volgt een vast proces. Stap 1: definieer criteria. Hoeveel gasten verwacht je, welke setting (formeel, creatief, rustig), wat is je budget, en wat zijn infrastructuur-eisen (parkeren, openbaar vervoer, techniek)? Stap 2: search online. Google Maps, Eventlocaties.nl, lokale toerismebureau's en LinkedIn helpen. Maak een longlist van 8-10 kandidaten. Stap 3: bel vooraf. Vraag basale info: beschikbaarheid, capaciteit, catering-opties, en prijs. Dit bespaart veel reistijd. Stap 4: bezoek top-3. Zorg dat je zelf gaat (delegeren verliest nuances). Kijk niet alleen de hoofd-ruimte, maar ook toiletten, ingang, parkeren, accoustiek, licht. Stap 5: vergelijk op checklist. Maak een standaard-checklist (schaal 1-10 voor elk criterium) zodat je objectief vergelijkt. Stap 6: onderhandel. Vrijdag/zaterdag is duur; dinsdag/woensdag is goedkoper. Stap 7: bevestig schriftelijk. Dit proces kost 2-4 weken voor gemiddelde event. Live Impact versnelt dit significant.