Communicatie over toegankelijkheid begint vroeg en is concreet. Vermeld bij elke uitnodiging welke voorzieningen er zijn: rolstoeltoegang, gebarentolk, ringleiding, audiodescriptie, geluiddempende ruimtes. Geef ook aan wat er niet is, zodat mensen weten waar ze aan toe zijn. Vraag in het inschrijfformulier specifiek naar behoeften: niet alleen 'allergieën?' maar ook 'heb je hulpmiddelen of begeleiding nodig?'. Maak het invullen optioneel maar laagdrempelig. Bevestig na inschrijving altijd persoonlijk hoe je iemands wens accommodeert. Plaats toegankelijkheidsinformatie zichtbaar op de evenement-pagina, niet weggestopt in een PDF. Gebruik duidelijke icoontjes voor de belangrijkste voorzieningen. Zorg dat communicatie zelf ook toegankelijk is: alt-teksten bij beeld, ondertiteling bij video's, hoog contrast in print. Bied een telefonische optie voor wie liever belt dan typt. Op de dag zelf werkt een toegankelijkheidshost goed: 1 contactpersoon waar mensen zich tot kunnen wenden. Live Impact maakt toegankelijkheid een vaste schakel in elk communicatieplan.