Een reservebudget van 10-15% van je totale begroting is standaard, maar hangt af van onzekerheid. Voor een goed geplande events (gevestigde locatie, vaste catering) volstaat 10%. Voor innovatieve of onbekende formats reken je 15-20%. Wat gaat er meestal fout: gasten eten meer dan verwacht (5-10% overschrijding), techniek faalt (backup moet extra betaald worden), weer verandert (tent nodig), bezoekers-aantallen wijzigen. Houd je buffer apart en geef het niet uit aan 'nice-to-haves'. Een goed rule-of-thumb: als je begroting 10.000 euro is, zet je 1000-1500 aside als buffer. Veel organisatoren ontdekken te laat dat ze niets meer hebben voor 'oeps-momenten'. Live Impact helpt je risico's inschatten en buffer adequaat in te stellen.