A supplier day is not a networking event

Before you set a date and find a venue, you need to know what you want to achieve. A supplier day can serve multiple purposes. Those purposes will determine the structure of the event.

Strategische afstemming. Je wilt dat leveranciers je strategie begrijpen voor de komende jaren. Zo kunnen zij hun aanbod, capaciteit en innovatie daarop afstemmen. Dit vraagt om een inhoudelijk programma: presentaties over je richting, dialoogsessies over wat dat van hen vraagt.

Co-innovatie. Het doel is om samen met leveranciers te zoeken naar verbeteringen in processen, producten of dienstverlening. Dit vraagt om een open opzet: werkgroepen, creatieve werksessies, of een uitdaging waarbij leveranciers oplossingen presenteren.

Erkenning en waardering. Daarnaast wil je je beste leveranciers laten weten dat je hun bijdrage ziet en waardeert. Dit vraagt om een programma met een erkenningsmoment, persoonlijke aandacht van de directie en een feestelijk element.

Informatie-uitwisseling. Tot slot wil je leveranciers informeren over veranderingen in je organisatie, inkoopeisen, duurzaamheidsdoelen of nalevingseisen. Dit vraagt om een informatief programma met ruimte voor vragen en reacties.

Whatever goal you choose, make sure to communicate it. Suppliers who don’t know what to expect from a day’s work won’t be well prepared. And when participants aren’t well prepared, the conversations end up being superficial.

Een veelgemaakte fout: alle leveranciers uitnodigen op één dag. Dat klinkt logisch, zelfs inclusief, maar het leidt tot een programma dat voor niemand echt relevant is. Strategische A-leveranciers met miljoenenomzet hebben andere behoeften en verwachtingen dan kleine toeleveranciers van kantoorartikelen.

Segment your supplier base before sending out the invitation. Here’s a useful model:

Strategische partners (tier 1). Hoge omzet, hoge afhankelijkheid, grote impact op je eindproduct of dienst. Kleine groep (10 tot 30 leveranciers). Intensief programma, veel dialoog, directe toegang tot management.

Key suppliers (Tier 2). Significant contribution, but less critical than Tier 1. Larger group. A more informational program with selective opportunities for dialogue.

Transactiegerichte leveranciers (tier 3). Basisleveranciers, weinig strategische waarde. Geen leveranciersdag nodig. Communiceer via reguliere kanalen.

Een leveranciersdag voor 15 tot 40 geselecteerde partners werkt beter dan een mega-evenement voor 200 leveranciers. De meesten weten de dag erna toch niet meer wat de boodschap was.

A strong program for a supplier day combines three elements: information sharing, dialogue, and recognition. The balance between these three elements determines the nature of the event.

Informatieoverdracht (30% van de dag). Presentaties over de koers van je organisatie, inkoopdoelen, kwaliteitseisen, duurzaamheidsagenda of co-innovatieprioriteiten. Houd het concreet en eerlijk. Leveranciers zitten niet te wachten op een hoogglans visiepresentatie. Ze willen weten wat er van hen wordt verwacht.

Dialoog (50% van de dag). Dit is het waardevolste deel. Werkgroepen per thema, rondetafels, bilaterale gesprekken, of een open vragenronde met de directie. De kunst: zorg dat het echte gesprekken zijn, niet presentaties die dialoog imiteren. Geef leveranciers ruimte om terug te praten. Vraag wat zij zien dat jij niet ziet, en waar ze tegenaan lopen. Dat is waardevolle informatie.

Erkenning (20% van de dag). Een prijs voor de beste leverancier van het jaar. Een persoonlijke toespraak van de directeur gericht aan specifieke leveranciers. Een dankmoment. Leveranciers die erkenning ontvangen, investeren meer in de relatie. Dat is geen gevoel, dat is gedrag.

Sluit de dag af met een informeel netwerkmoment. Leveranciers met elkaar laten praten is ook waardevol: kruisbestuiving tussen ketenpartners levert innovaties op die jij zelf nooit had bedacht.

A supplier event calls for a venue that exudes professionalism without feeling cold or impersonal. You’re hosting partners, not consumers or employees. That requires a different balance.

Goed werkende locatietypen voor leveranciersdagen:

Het eigen pand of de productielocatie. Als je een mooie fabriek, magazijn of hoofdkantoor hebt, is dat een krachtige keuze. Leveranciers zien hoe hun bijdrage wordt gebruikt. Dat schept begrip en trots. Houd rekening met bezoekersregelingen, veiligheidsbriefings en capaciteit.

Externe congreslocatie of zakenclub. Neutraal, professioneel en goed ingericht voor het combineren van sessies en diners. Werkt goed als je geen geschikt eigen pand hebt of als je een neutrale omgeving wil voor gevoelige strategische gesprekken.

An exclusive venue for a unique experience. For a smaller group of strategic partners, a special venue (such as a castle, a hunting lodge, or a Formula 1 racetrack) can make the day unforgettable. This is only appropriate if the nature of the relationship supports it.

Beleving telt ook op leveranciersdagen. Goede catering, verzorgde ontvangst en een locatie met aandacht voor detail: zo voelen leveranciers zich gewaardeerd. Dat gevoel vertaalt zich in gedrag: meer flexibiliteit, snellere respons, betere service.

A supplier day costs money. What are the benefits?

Direct returns are difficult to quantify, but indirect returns are easier to measure. Companies that regularly invest in their supplier relationships see:

Better quality and service. Suppliers who see themselves as partners deliver higher quality than those who view the relationship as purely transactional. They are quicker to pick up on issues, communicate proactively when problems arise, and are more flexible during periods of peak demand.

Snellere innovatie. Co-innovatie met leveranciers levert gemiddeld snellere marktintroductie en lagere ontwikkelkosten op. Ze kennen hun eigen technologie beter dan jij. Gebruik die kennis.

Lagere inkooprisico’s. Leveranciers die je kennen en vertrouwen, zijn in crisistijden trouwer. Als er krapte is op de markt, kiest je leverancier ook aan wie hij eerst levert. Wees de klant die hij kiest.

Praktisch budget voor een leveranciersdag (30 tot 60 deelnemers): €15.000 tot €50.000, afhankelijk van locatie, programma en dineropzet. Dat is een fractie van de waarde die een strategische ketenrelatie vertegenwoordigt.

Meer over hoe je het rendement van een evenement meetbaar maakt, lees je in ons artikel over kengetallen voor zakelijke evenementen.

A successful supplier day is more than just a fun event. It’s a strategic investment in the relationships that make your operations possible.

We’ll help you bring your event to life, from concept to execution. From selecting the right target audience to designing the program, choosing the venue, and coordinating everything on the day of the event.

Bel ons op 085 401 40 14 of stuur een bericht naar hello@live-impact.nl. Vertel ons over je leveranciersbasis, je doelen en je tijdlijn. Wij denken met je mee.

Seriously Fun.