Mobility: the often-overlooked pillar of your event

Voordat je ook maar één shuttle boekt, maak je een bereikbaarheidsprofiel van je locatie. Dat begint met drie vragen. Hoe komen gasten met de auto? Hoe komen ze met het OV? En wat zijn de knelpunten bij aankomst en vertrek?

Wat betreft de auto: hoeveel parkeerplaatsen zijn er beschikbaar op of naast de locatie? Is er een parkeergarage in de buurt en wat zijn de kosten? Inventariseer ook de ruimte voor touringcars en minibussen, en de aanwezigheid van laadpalen voor elektrische auto's. Dit klinkt als details, maar ze bepalen of je gasten al dan niet met een goed gevoel aankomen.

Wat betreft het OV: welke trein- en busstations liggen in de buurt, en wat is de loopafstand en looptijd? Rijden er bussen of treinen na het einde van het programma? Dit is een punt dat veel organisatoren missen. Eindigt het programma om 23:30 uur en vertrekt de laatste trein om 23:15 uur? Dan heb je een probleem.

Wat betreft de knelpunten: zijn er verkeersbewegingen rondom de locatie die je aankomstpiek verstoren, zoals een markt, een schooluitgang of een andere activiteit op dezelfde avond? Informeer bij de gemeente of locatie naar bekende verkeersknelpunten.

Een shuttle is geen optie. Het is soms de enige oplossing: wanneer de locatie slecht bereikbaar is per OV, beperkt parkeren biedt of buiten een stedelijk gebied ligt.

Wanneer organiseer je een shuttle? Dat is zinvol als meer dan 30% van je gasten van ver buiten de locatie komt, als het programma eindigt na de laatste OV-verbinding, als je het vervoer wilt bundelen om duurzame keuzes te faciliteren, of als je gasten verwacht die geen auto hebben of rijden (ouderen, mensen die drinken).

Hoe organiseer je een shuttle? Kies een centraal vertrekpunt dat bereikbaar is per trein of metro: een groot NS-station of P+R locatie. Plan meerdere rijtijden: aankomst in de 30 minuten voor aanvang, vertrek in twee tijdsblokken na afloop. Communiceer de tijden expliciet in de uitnodiging en in de herinneringsmail. Wie de shuttle mist, moet weten wat zijn of haar alternatief is.

Lees ook: Evenementenvervoer: de opties voor je evenement op een rij →

Een parkeerplan is geen plattegrond met een P op een vakje. Het is een beschrijving van hoe je de parkeerstroom organiseert. Hoeveel auto's verwacht je en waar gaan ze naartoe? Hoe worden ze begeleid en wat is het beleid als de parkeerplaats vol is?

Start by doing the math: how many guests are you expecting, and what is the average number of people per car? For a business event, assume an average of 1.8 people per car. With 400 guests, that amounts to approximately 220 cars. Next, count the available parking spaces: the venue’s own parking spaces + nearby parking garages + any temporary parking lots.

Als de locatie onvoldoende parkeercapaciteit heeft, zijn er drie oplossingen. Een P+R regeling met shuttle. Verwijzing naar openbare parkeergarages in de omgeving, met korting via een parkeerpas. Of actief communiceren over OV-alternatieven. Vermeld in de uitnodiging altijd het parkeeradvies. Gasten die blind aankomen en dan zoeken, zijn direct geïrriteerd.

Op de dag zelf: zet parkeermedewerkers bij de inrit die auto's actief begeleiden. Geen bordjes alleen, maar mensen in het zicht. Dat geeft rust en voorkomt chaos op de weg.

The best transportation plan only works if your guests actually use it. And they’ll only do that if they’ve received clear instructions in a timely manner.

Communiceer vervoersinformatie op drie momenten. Het eerste moment is de uitnodiging: neem een korte sectie op met "Bereikbaarheid" over parkeeradvies, OV-route en eventueel de shuttleregeling. Het tweede moment is de herinneringsmail 48 uur voor het evenement: herhaal de vervoersinformatie, voeg een routelink toe en vermeld de shuttletijden opnieuw. Het derde moment is de dag zelf, bij de ingang: zet bewegwijzering neer voor parkeergeleiden en shuttle-instappunten.

Overweeg ook een evenementenapp of een simpele landingspagina met alle vervoersinformatie. Gasten die onderweg zijn, willen snel iets kunnen nalezen op hun telefoon. Een pagina met de shuttletijden, het parkeeradres en een Google Maps link is hiervoor voldoende.

Een vervoersplan wordt in de praktijk te vaak als bijzaak behandeld. Het wordt overgelaten aan de locatie, vaag gecommuniceerd aan gasten of op het laatste moment geregeld. Dat is zichtbaar. Op de weg voor de locatie.

Wij van Live Impact verwerken vervoersplanning als vast onderdeel van onze productieaanpak. Wij analyseren de bereikbaarheid en beoordelen of een shuttle noodzakelijk is. Wij regelen de parkeercommunicatie en zorgen dat gasten vóór het evenement weten waar ze naartoe moeten. Op de dag zelf coördineren wij de shuttleservice en staan we parkeerbegeleiders bij.

Read more: Crowd control at your event: how to manage the flow of people →

Guests who arrive smoothly start your event on a positive note. Guests who leave smoothly take that positive feeling home with them. Mobility is the driving force behind the experience.

Wil je hulp bij het maken van een vervoersplan voor je evenement? Wij denken mee. Neem contact op via hello@live-impact.nl of bel ons op 085 401 40 14.

Seriously Fun.