< Back< Work
Next >
A graceful acrobat performing on a sway pole decorated with leaves at a corporate event

Elk succesvol evenement begint met een goede briefing, en niet met een locatie, een thema of een datum.

De briefing is het document waarin je vastlegt wat je wilt bereiken, voor wie, waarom en binnen welke kaders. Het is het fundament waarop je evenementenbureau bouwt. Hoe scherper de briefing, hoe beter het resultaat.

Toch wordt de briefing vaak onderschat. Organisaties bellen een bureau met de vraag: 'We willen iets leuks doen voor ons team. Kunnen jullie wat voorstellen?' Dat is geen briefing. Dat is een open vraag zonder richting. En open vragen leveren open antwoorden op: concepten die niet passen, offertes die de plank misslaan en een proces dat langer duurt dan nodig.

Een goede briefing bespaart tijd, geld en frustratie. Het geeft je bureau de informatie die het nodig heeft om meteen de juiste richting in te slaan. En het dwingt jou als opdrachtgever om scherp na te denken over wat je éécht wilt. Want als je het zelf niet weet, kan geen enkel bureau het voor je bedenken.

What should be in an event briefing?

A complete event briefing contains the answers to the questions your agency needs to create a suitable proposal. These are the essential components:

1. Het doel van het evenement: wat moet het evenement opleveren? Verbinden, informeren, vieren, motiveren, positioneren? Het doel bepaalt álles: het format, de toon, het programma en de locatie. Formuleer het zo concreet mogelijk.

2. De doelgroep: wie komen er? Hoeveel mensen? Welke functieniveaus? Wat is de gemiddelde leeftijd? Kennen ze elkaar al goed of is het een gemengd gezelschap?

3. De kernboodschap: wat moeten gasten meenemen? Welk gevoel willen jullie achterlaten? Dit helpt je bureau om een concept te ontwikkelen dat jullie verhaal vertelt.

4. Budget: wees eerlijk over het budget. Een bureau kan pas goed adviseren als het weet wat de financiële kaders zijn.

5. Datum en locatie: is er al een datum geprikt? Is de locatie al bekend of moet het bureau meedenken?

6. Randvoorwaarden en no-go's: zijn er zaken die absoluut niet mogen? Dieetwensen, fysieke beperkingen, gevoeligheden?

The five most common mistakes in an event brief

We often see briefs that are well-intentioned but don't really help the agency. Here are the five most common mistakes:

Fout 1: Geen doel formuleren: 'We willen een leuk feest' is geen doel. Het is een wens. Een doel is: 'We willen onze medewerkers bedanken voor een zwaar jaar en de teamband versterken.'

Fout 2: Het budget niet delen: veel opdrachtgevers houden het budget achter. Het tegenovergestelde werkt: deel het budget, want een goed bureau werkt er eerlijk mee.

Fout 3: Te veel voorschrijven: 'We willen een DJ, een walking dinner, confetti en een band.' Dat is geen briefing, dat is een bestellijst. Beschrijf het gewenste resultaat, niet de route ernaartoe.

Fout 4: Te vaag blijven: 'We willen iets origineels.' Wat is origineel voor jullie? Geef voorbeelden van wat jullie aanspreekt.

Fout 5: De doelgroep niet beschrijven: een evenement voor het MT is fundamenteel anders dan een evenement voor het hele bedrijf. Beschrijf wie er komen, wat ze verwachten en wat hen beweegt.

Why a Good Briefing Helps Your Event Agency Perform Better

Een evenementenbureau is zo goed als de briefing die het krijgt. Een bureau werkt met de informatie die het ontvangt. Hoe completer en scherper die informatie, hoe beter het resultaat.

Met een goede briefing kan je bureau sneller een passend concept presenteren, realistisch begroten, de juiste locatie voorstellen, entertainment kiezen dat past, en intern efficiënt werken: minder afstemrondes, minder misverstanden en sneller naar uitvoering.

Bij Live Impact merken we het verschil direct. Klanten die met een scherpe briefing komen, krijgen een voorstel dat in de roos is. Klanten die met een vage opdracht komen, hebben meer rondes nodig. Beide trajecten leiden tot een goed evenement, maar het eerste pad is korter, goedkoper en leuker voor iedereen.

Daarom hebben we een online briefingsdocument ontwikkeld dat je stap voor stap door de juiste vragen leidt. → Vul het online briefingsdocument in

The Briefing Process: From Document to Conversation

A briefing is more than just a document; it's the start of a collaboration. And the best briefings are followed by a good conversation.

Stap 1: Intern afstemmen: voordat je een bureau inschakelt, stem intern af. Wie zijn de stakeholders? Wat zijn de verwachtingen van het management? Is er consensus over het doel en het budget?

Stap 2: De briefing schrijven: gebruik een gestructureerd format. Houd het beknopt maar compleet: twee A4'tjes is vaak genoeg.

Stap 3: Het briefinggesprek: plan een gesprek met je bureau nadat ze de briefing hebben gelezen. Dit is het moment waarop het bureau doorvraagt, context krijgt en de nuances oppikt die niet in een document staan.

Stap 4: Feedback geven op het voorstel: na het voorstel begint de volgende fase: scherpstellen. Geef gerichte feedback: schrijf niet 'we vinden het niet helemaal wat we zoeken', maar iets als 'de toon is te formeel, we zoeken meer energie en verrassing'.

Bij Live Impact starten we elk traject met een strategisch briefinggesprek. Die investering vooraf betaalt zich dubbel en dwars terug.

Ready to give your event a great brief?

Een goede briefing is het beste cadeau dat je je evenementenbureau kunt geven. Het bespaart tijd, voorkomt misverstanden en leidt tot een evenement dat precies is wat jullie voor ogen hadden, of beter.

→ Fill in the online briefing document

→ Or schedule a meeting right away

Also read

• Event Marketing: Why a Live Event Makes Your Message Land More Effectively

• Kick-off program: how to create a day that leaves a lasting impression

• Team-building activities: 20 ideas that really work

Frequently Asked Questions

Can Live Impact help organize a corporate event?

Yes. Live Impact is a concept agency specializing in corporate events. We assist with the entire process: from the initial brainstorming and concept development to venue selection, programming, and production.

Whether you're planning a staff party, conference, kick-off, anniversary, or client event, we're here to help. We ask the right questions and make sure the results leave a lasting impression.

Please contact us at hello@live-impact.nl or call +31 85 401 40 14.

Read our full article on organizing a corporate event →

How much time do you need to organize a corporate event?

Start planning at least three months in advance. For large events (300+ guests, complex production), six months is more realistic.

The planning process consists of four phases. First, laying the groundwork (12 to 10 weeks before the event), then developing the concept and securing partners (10 to 6 weeks). Next comes the detailed planning (6 to 3 weeks), and finally, execution and follow-up in the last 3 weeks. Popular venues and artists book up quickly in the fall.

See the full timeline in our article →

How do you write a good briefing for a corporate event?

A good briefing should include at least six elements. These are: the objective, the target audience, the number of guests, the desired date, the budget, and any special requirements (venue, dietary restrictions, travel time).

Write it down on a single sheet of A4 paper. Share it with your project team and your agency. Without a briefing, everyone works based on assumptions. That leads to a messy result.

Read the full article with all the briefing elements →

What is the difference between a corporate event and a staff party?

A staff party is specifically for employees: it’s an internal, intimate gathering with a more relaxed atmosphere. A corporate event has a broader scope and can be a staff party, but it can also be a conference, kick-off, anniversary celebration, or client event.

The difference lies in the approach: a staff party is all about celebrating and building connections. A corporate event, on the other hand, can also serve strategic goals, such as knowledge sharing, brand positioning, or cultural change.

Learn more about organizing corporate events →

How much does it cost to organize a corporate event?

A corporate event costs approximately €200 to €500+ per person (excluding VAT) for 250 to 500 guests. For 500 to 1,000 guests, expect to pay approximately €150 to €400+ per person. For 1,000 to 2,000 guests, expect to pay approximately €125 to €350+ per person. For more than 2,000 guests, expect to pay approximately €100 to €300+ per person. All amounts are exclusive of VAT and include the venue, catering, entertainment, and production.

The exact budget depends on the type, location, and program. The ranges listed above indicate the typical cost for an average business event.

Read our full article on organizing corporate events →

Feeling inspired?

Thanks!
Oops! Something went wrong while submitting the form.