Safety is not a secondary concern

Security personnel at an event have two core responsibilities: access control and incident management. Access control is what guests see: someone at the door checking invitations or tickets. Incident management is what hopefully remains out of sight: the ability to respond quickly and professionally if something goes wrong.

Hoeveel beveiligingspersoneel heb je nodig? Een vuistregel: reken op één beveiliger per 100 gasten voor een besloten, laagrisico evenement. Bij een feest met open bar of een evenement in de openbare ruimte geldt minimaal één per 50 gasten. Bij speciale omstandigheden (een hoogwaardigheidsbekleder aanwezig, een politiek gevoelig thema) schakel je een gespecialiseerde dienst in.

Security personnel must be certified. In the Netherlands, a security diploma (MBO Level 2) is required for security guards who escort members of the public. Always ask to see their certification and proof of registration with the National Road Traffic Authority (for uniform authorization) or equivalent documentation. Not all security companies are created equal.

Breng de beveiliging altijd mee in de briefing vóór het evenement. Zij moeten het programma kennen, de looproute begrijpen en weten wie de evenementmanager is. Dat is hun directe contactpersoon als er iets gebeurt.

EHBO is verplicht, niet altijd wettelijk maar altijd moreel. In veel gevallen is EHBO ook juridisch verplicht: gemeenten en verzekeraars vereisen een EHBO-post bij evenementen boven een bepaald aantal gasten.

Wat is de norm? Bij evenementen tot 200 gasten volstaan in de meeste gevallen twee gecertificeerde EHBO'ers met een volledige verbandkoffer. Bij 200 tot 500 gasten geldt minimaal vier EHBO'ers en een vaste EHBO-post. Boven de 500 gasten geldt een hogere norm. Dezelfde hogere norm geldt bij activiteiten met verhoogd risico, zoals sport, water of extreme warmte. Schakel dan een professionele medische dienst in met BHV-personeel, een AED-apparaat en eventueel een verpleegkundige ter plaatse.

Zorg dat de EHBO-post zichtbaar en bereikbaar is. Gasten moeten er direct naartoe kunnen zonder het volledige programma te verstoren. Zorg ook voor een AED in de buurt van de EHBO-post. Een AED binnen 6 minuten is de gouden standaard bij hartfalen. En: geef het adres van de evenementenlocatie door aan elk teamlid. Als er 112 gebeld wordt, moet iedereen het volledige adres inclusief huisnummer en eventuele verdieping onmiddellijk kunnen doorgeven.

Zet EHBO-koffers op meerdere plekken: bij de registratie, achter de schermen en bij de catering. Denk ook aan medicijnen die gasten mogelijk nodig hebben. Informeer bij de registratie naar allergieën en medische bijzonderheden.

Een veiligheidsplan is het document dat alle veiligheidsmaatregelen samenbrengt. Het is verplicht voor evenementen boven de 250 gasten in de openbare ruimte. Je dient het in bij de gemeente als onderdeel van de vergunningsaanvraag. Voor besloten evenementen is het technisch niet verplicht, maar sterk aanbevolen. Verzekeraars vereisen het soms als voorwaarde voor uitbetalingen bij schade of incidenten.

Wat staat er in een veiligheidsplan? Ten minste deze elementen zijn verplicht: een beschrijving van het evenement en de locatie, een capaciteitsoverzicht per ruimte, de bezetting van beveiliging en EHBO, een ontruimingsplan met vluchtwegen per ruimte, een communicatieplan voor het productieteam en externe diensten, en een beschrijving van hoe je omgaat met de meest voorkomende incidenten.

Schrijf het veiligheidsplan niet op de dag van het evenement. Begin er zes tot acht weken van tevoren mee. Stem het af met de locatiemanager, de beveiligingsdienst en indien van toepassing de gemeente. Een goed veiligheidsplan is geen bureaucratisch document. Het is een operationeel instrument dat iedereen in het team begrijpt en gebruikt.

Read more: Risk assessment for your event: how to make sure you don’t miss anything →

The permits you need depend on the nature and scale of your event, the location, and the municipality. Here are the most common permits and notification requirements for business events in the Netherlands.

De evenementenvergunning is nodig in twee gevallen: wanneer het evenement plaatsvindt op een openbare plek, en wanneer het een besloten evenement is met meer dan 250 aanwezigen op een locatie die geen vaste evenementenlocatie is. Aanvragen doe je minimaal acht weken van tevoren, twaalf weken voor grote of complexe evenementen.

De drank- en horecavergunning: als je alcohol schenkt op een locatie zonder eigen horecavergunning, heb je een ontheffing nodig. Die vraag je aan bij de gemeente. Let op: zelfs een "gesloten" bar op een bedrijfsfeest valt hieronder. Dat geldt als gasten alcohol ontvangen zonder dat de locatie een volledige horecavergunning heeft.

Muziekvergunning of geluidsbeleid: iedere gemeente heeft eigen normen voor maximaal geluidsniveau. Vraag na bij de locatie of bij de gemeente. Bij buitenevenementen is een aparte ontheffing voor geluid soms nodig.

Don't wait until the week before the event to start applying for permits. Plan for this as soon as you've confirmed the venue, date, and scale of the event.

Writing a safety plan sounds like a job for a lawyer or an insurance agent. But in practice, it’s a production task. It requires knowledge of the venue, the program, visitor flow, and potential risk areas. Those are exactly the elements that a good event agency keeps in mind.

Wij van Live Impact schrijven veiligheidsplannen als vast onderdeel van onze productieaanpak. Wij kennen de locatie, regelen de beveiliging en EHBO en halen de vergunningen op. We zorgen dat het plan klopt op papier én op de dag zelf. Wij briefen het team en lopen de noodscenario's door. Op het evenement staan we klaar om te coördineren als er iets is.

Read more: Crowd control at your event: how to manage the flow of people →

Veiligheid op een evenement is geen checklist die je afvinkt. Het is een set beslissingen die je vroeg maakt en goed documenteert. Op de dag zelf voer je ze uit met een geïnformeerd team.

Wil je hulp bij het opstellen van het veiligheidsplan, het regelen van beveiliging en EHBO of het aanvragen van vergunningen? Neem contact op via hello@live-impact.nl of bel ons op 085 401 40 14. Wij zorgen dat het goed zit, van eerste plan tot laatste gast.

Seriously Fun.