< Back< Work
Next >
Man en vrouw glimlachen met ijsje bij een ontspannen open dag

Open dag organiseren: van bezoeker naar ambassadeur

Een open dag is veel meer dan je deuren openzetten. Het is een strategisch moment voor je bezoekers, of dat nu potentiële klanten, medewerkers, buurtbewoners of partners zijn. Je laat zien wie jullie zijn en waar jullie voor staan.

Een goed georganiseerde open dag creëert vertrouwen en versterkt je merkpositie. Het levert concrete aanknopingspunten of sollicitaties op. Het geeft je de kans om een persoonlijke indruk te maken die geen website of brochure kan evenaren.

But an open house that isn’t well organized can have the opposite effect. A disorganized reception, long wait times, or a boring tour do more harm than good. That’s why an open house deserves the same attention as any other business event.

Identify the target audience: Who is the open house for?

De eerste vraag is: wie wil je bereiken? De doelgroep bepaalt het hele concept. Veelvoorkomende doelgroepen zijn: potentiële klanten of opdrachtgevers, nieuwe medewerkers (werving en werkgeversmerk) en omwonenden en buurtbewoners (maatschappelijk draagvlak). Daarnaast zijn er bestaande relaties en partners (relatieversterking) en pers en media (merkbekendheid).

You can also combine multiple target groups, but be sure to tailor the program components accordingly. A potential customer has different needs than a local resident.

The concept: from guided tour to immersive experience

Een standaard rondleiding met koffie is niet genoeg. Maak van je open dag een beleving die past bij jullie merk. Denk aan interactieve demonstraties van jullie product of dienst en ontmoetingen met het team. Voeg toe: workshops of mini-sessies die waarde bieden, entertainment dat de sfeer verhoogt en een gastvrije ontvangst met goede catering.

De beste open dagen hebben een rode draad: een thema of verhaal dat terugkomt in het hele programma. Dat maakt het samenhangend en memorabel.

Logistics and visitor management

Bij een open dag is logistiek bepalend. Je wilt dat bezoekers zich welkom voelen en soepel door het programma bewegen. Plan vooraf: registratie en ontvangst (voorkom wachtrijen), routering door het gebouw of terrein, capaciteitsmanagement per activiteit. Zorg daarnaast voor: bewegwijzering en informatievoorziening, parkeeroplossingen en bereikbaarheid, en een duidelijk tijdschema.

Zet voldoende gastheren en gastvrouwen in. Niets is zo fijn als iemand die je verwelkomt en de weg wijst. Bij grote open dagen kun je werken met tijdvakken om drukte te spreiden.

Communication and Promotion

An open house is only as good as the turnout. That’s why you should invest in communication that reaches and engages the right target audience.

Start 6 tot 8 weken van tevoren met de promotie. Gebruik een mix van kanalen: e-mailcampagnes naar je bestaande netwerk, sociale media en persberichten voor lokale media. Voeg uitnodigingen toe via je verkoopteam en een landingspagina met registratie.

Maak de uitnodiging aantrekkelijk. Communiceer wat er te zien is én waarom het relevant is voor de bezoeker. Wat levert het ze op?

Denk ook aan opvolging na de open dag. Stuur een bedankmail, deel foto's en video's, en maak concrete afspraken met geïnteresseerde bezoekers.

Budget: How much does it cost to organize an open house?

A family day, open house, or supplier day costs approximately €200 to €300+ per person (excluding VAT) for 250 to 500 guests. For 500 to 1,000 guests, expect to pay approximately €175 to €275+ per person. For 1,000 to 2,000 guests, the cost is approximately €150 to €250+ per person. For more than 2,000 guests, the cost is approximately €100 to €150+ per person. All amounts are exclusive of VAT and include the venue, catering, entertainment, and production.

A family day or open house is aimed at a broad audience, including children and partners. The price per person is lower than for an evening party because the program and the level of catering are different.

Ready to open your doors?

Een open dag is het moment om te laten zien wie jullie zijn. Bij Live Impact helpen we organisaties van een open dag een strategisch moment te maken. Een dag die bezoekers overtuigt en verbindt.

Bel 085 401 40 14 of mail hello@live-impact.nl voor een vrijblijvend gesprek.

Seriously Fun.

Also read

• Event Marketing: Why a Live Event Makes Your Message Land More Effectively

• Kick-off program: how to create a day that leaves a lasting impression

• Team-building activities: 20 ideas that really work

Frequently Asked Questions

Can Live Impact organize a public celebration for us?

Yes. Live Impact organizes public events for companies, institutions, and municipalities throughout the Netherlands. We manage the entire process: from concept development and the permitting process to entertainment, safety planning, and execution on the day of the event. Our experience with large public events pays off on the day of the event. Even when crowds are unexpectedly large, we remain flexible and calm.

Want to learn more about organizing a public event? Read our full article →

What permits do you need to host a public party?

In most Dutch municipalities, an event permit is required for public gatherings with more than 250 attendees. Apply for this at least 8 weeks in advance. For large events, 12 weeks’ notice is required. The municipality will assess: visitor numbers, noise levels and end time, emergency exits and safety plan, traffic and parking, and public communication. In addition to the event permit, you may need a separate liquor and catering permit if you serve alcohol. A temporary structure permit is required for temporary structures such as a tent or stage.

Want to learn more about organizing a public event? Read our full article →

How do you attract an audience to a public festival?

Start promoting the event at least 4 weeks in advance. Use local social media (Facebook events, Instagram with geotargeting), neighborhood newspapers, door-to-door flyers, and press releases for local media. Create a clear event page with all the practical details: time, program, and parking (free or paid). Keep the registration threshold low if you’re using registration. On the day of the event, visible signage, a welcoming entrance, and clearly visible street signage ensure a good first impression. That first impression draws people to the event.

Want to learn more about organizing a public event? Read our full article →

What is the difference between a public festival and a corporate festival?

A corporate festival is a private event: you organize it for your own employees, business partners, or invited guests. A public festival is open to everyone: local residents, customers, and passersby. That difference has major implications for your program, your safety plan, and your permitting strategy. With a corporate festival, you know who is coming and how many people will attend. With a public festival, you don’t. You’ll need different arrangements: more first aid personnel, security at the entrance, audience outreach, and communication with the surrounding community.

Want to learn more about organizing a public event? Read our full article →

How much does it cost to organize a public festival?

The cost of a public event depends on the number of attendees, the venue, and the program. A small-scale public event for 500 attendees on your own property can easily cost between €8,000 and €20,000. For a medium-sized event with 1,000 to 2,500 visitors, including entertainment, catering, and security, you can expect to pay €25,000 to €75,000. Large public events (5,000+ visitors) start at €100,000. The biggest cost items are technical production, entertainment, catering, and security. Sponsorship can cover part of the costs.

Want to learn more about organizing a public event? Read our full article →

Feeling inspired?

Thanks!
Oops! Something went wrong while submitting the form.