You can outsource event management at different levels.

Full Outsourcing: the agency handles the entire process, from concept to evaluation. You set the goal and budget, they do the rest.

Gedeeltelijk uitbesteden: je doet een deel zelf (bijv. communicatie en uitnodigingen) en besteedt de rest uit (concept, locatie, productie). Dit werkt goed als je intern al ervaring met evenementen hebt.

Consultancy: we'll brainstorm and advise, but you handle the execution yourself. Perfect for organizations looking to learn and grow in event management.

At Live Impact, we’re flexible. We tailor our services to your needs, from taking care of everything for you to providing remote consultation.

Tijdbesparing: een middelgroot evenement kost 200 tot 400 uur. Die uren besteed je nu aan je kernactiviteiten.

Better quality: an agency does this every single day. They know the pitfalls, have the right contacts, and understand what works.

Cost savings: thanks to better supplier rates and avoiding expensive mistakes, an agency often pays for itself.

Creativity: an external agency brings fresh ideas and a different perspective to your organization.

Stress reduction: on the day itself, you can actually enjoy it instead of managing everything.

Uitbesteden is vrijwel altijd slim bij evenementen voor 100 of meer gasten en bij strategisch belangrijke momenten (jubileum, productlancering of relatie-evenement). Het is ook slim als je team geen evenementenervaring heeft, of de kwaliteitsverwachting hoog ligt.

Bij kleinere, informele bijeenkomsten kun je prima zelf aan de slag. Maar zodra de belangen hoger worden, is professionele hulp een slimme investering. Denk aan momenten waarop het evenement je merk, je cultuur of je relaties raakt.

The costs depend on the scope and the extent of outsourcing.

Enkel evenement: 10 tot 20% van het totaalbudget.
Jaarcontract (meerdere evenementen): vast honorarium + vergoeding per evenement.
Consultancy: €150 tot €250 per uur.

Reken de kosten én de baten. Een bureau bespaart je honderden uren en levert een professioneler resultaat. Het voorkomt bovendien kostbare fouten. Het rendement is bijna altijd positief.

De keuze voor een bureau is belangrijk. Je gaat immers een intensieve samenwerking aan. Let op ervaring in jouw branche of met jouw type evenementen. Kijk naar de creatieve kwaliteit van hun werk (portfolio) en de transparantie over kosten en werkwijze. Beoordeel ook de mensen met wie je gaat werken (persoonlijke klik) en de flexibiliteit in de samenwerking.

Always ask for references and chat with their past clients. And pick an agency that really listens and asks thoughtful questions, instead of one that just jumps straight to a standard solution.

Bij Live Impact nemen we eventmanagement uit handen op de manier die bij jullie past. Wij gaan van volledig ontzorgen tot strategisch meedenken. Dat doen we altijd met creativiteit, transparantie en oog voor impact.

Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek. Bel 085 401 40 14 of mail hello@live-impact.nl. Of stuur een briefing via /briefing.

Seriously Fun.