Why Catering Is More Than Just Food and Drink

The type of catering you choose determines your guests’ experience. Below are the most common types used at corporate events in the Netherlands: **Walking dinner** is the most popular catering style for business events. Guests move around the venue and visit different stations or are served by roaming servers. It encourages networking, fits well with themed parties, and is suitable for groups of 50 to 1,000+ people. **Buffet** offers plenty of choice and works well for diverse groups with varying dietary needs. A buffet is accessible and informal, but requires good flow and sufficient space around the stations. **Gala dinner or seated dinner** is the most formal option. Guests sit at tables and are served in courses. This is suitable for galas, anniversary dinners, award ceremonies, and corporate events where presentation is key. **Cocktail party or reception** is a lighter option featuring appetizers and drinks. Ideal as the opening of an event, following a meeting, or as a standalone networking opportunity. Costs are lower than for a full dinner. **Lunch or daytime session** is suitable for conferences, training sessions, or team-building days. A working lunch keeps the program moving and prevents an overly long afternoon break. **Food trucks and street food stations** are popular at outdoor events, corporate festivals, and informal staff parties. They offer atmosphere, variety, and a high level of engagement. Having multiple trucks side by side helps keep the flow moving smoothly.

Catering typically accounts for 20 to 40 percent of the total event budget. The exact costs depend on the type of catering, the number of guests, the venue, and the desired experience. The following price estimates are per person, excluding VAT: A cocktail party or reception with appetizers and drinks typically costs between 25 and 55 euros per person. A walking dinner including three to four courses and a beverage package averages between 65 and 110 euros per person. A sit-down gala dinner ranges from 85 to 150 euros or more per person, depending on the number of courses and service level. Lunch or daytime sessions typically range from 20 to 45 euros per person. For larger groups, costs per person decrease due to economies of scale. For smaller groups of fewer than fifty people, fixed costs (setup, kitchen equipment, minimum staffing) are relatively high, which drives up the price per person. Factors that increase the catering price include: a venue without a professional kitchen (requiring additional equipment), strict dietary requirements for large numbers of guests, a tight setup time, outdoor venues with limited logistics, and premium beverage packages featuring champagne, wine, or cocktail bars. Factors that lower the price include: a venue with its own kitchen and caterer, using a standard menu, a clear time slot with ample setup time, and limiting beverage options to house wine, beer, and soft drinks. When comparing quotes, always pay attention to what is and isn’t included: are glasses, cutlery, and linens included? Is the bartender included? What are the costs for extra hours?

De keuze van een cateraar is bepalend voor de kwaliteit van je evenement. Een goede cateraar denkt mee met je concept, werkt strak op timing en levert consistente kwaliteit — ook voor grote groepen. Waar let je op? **Ervaring met zakelijke evenementen.** Een cateraar die gewend is aan bedrijfsrestaurants of bruiloften, functioneert anders dan een bureau dat regelmatig kick-offs, galadners en congressen verzorgt. Vraag altijd naar referenties in hetzelfde segment. **Locatiekennis.** Werkt de cateraar al vaker op jouw locatie of op vergelijkbare locaties? Dit bespaart logistieke problemen. Op sommige locaties zijn vaste cateraars verplicht of sterk aanbevolen — check dit bij de locatiemanager. **Proefmenu of proeverij.** Bij grotere evenementen (100+ personen) is een proefmenu een redelijke eis. Zo beoordeel je kwaliteit, presentatie en timing vóór de definitieve boeking. **Dieetwensen en allergenen.** Een professionele cateraar heeft een duidelijk protocol voor vegetarisch, vegan, halal, kosher en veelvoorkomende allergenen. Vraag hoe zij dit organiseren — apart label, aparte lijn of via bestelling vooraf. **Personeel en bezetting.** Zorg dat je helder hebt hoeveel bedienend personeel er aanwezig is per gast. Als vuistregel: bij een walking dinner minimaal 1 medewerker per 25 à 30 gasten voor bedienen, plus barmedewerkers. **Duurzaamheidsbeleid.** Steeds meer opdrachtgevers vragen naar seizoensgebonden producten, lokale leveranciers, vegetarische opties en voedselverspillingsbeleid. Vraag de cateraar naar zijn aanpak op dit vlak.

Duurzaamheid is geen trend maar een verwachting geworden bij zakelijke evenementen. Opdrachtgevers, deelnemers en toezichthouders vragen steeds vaker om catering die bewuste keuzes maakt op het gebied van inkoop, bereiding, verpakking en voedselverspilling. Bij duurzame catering gaat het om meerdere lagen. Allereerst de inkoop: kies voor seizoensgebonden producten, lokale leveranciers en gecertificeerde duurzame bronnen (MSC-vis, Beter Leven-vlees). Een volledig plantaardig menu heeft de laagste CO₂-voetafdruk. Steeds meer cateraars bieden aantrekkelijke vegetarische en vegan menu's die gasten waarderen. Ten tweede verpakking en servies: vermijd wegwerpplastic en kies voor herbruikbaar servies, bestek en glazen. Bij buitenevenementen waar dit logistiek moeilijker is, zijn composteerbare materialen een alternatief — maar geen gelijkwaardige vervanging. Ten derde voedselverspilling: een goede cateraar plant nauwkeurig op het verwachte aantal gasten en heeft een protocol voor restverwerking. Denk aan donatie aan voedselbanken, compostering of gebruik in een volgende productie. Live Impact vraagt bij elk evenement naar de duurzaamheidsambities van de opdrachtgever en koppelt dit actief door naar de cateraar. We werken samen met cateraars die een duurzaamheidscertificering hebben of actief meten op CO₂-uitstoot en voedselverspilling.

Catering at a staff event falls under the Work-Related Expenses Scheme (WKR). This is relevant for tax purposes for companies organizing events for employees. Below are the key points to consider. If you organize a staff event at the workplace or at an off-site location, you may designate the costs as final-levy wages. For external locations, an exemption of 459 euros per person per year applies (amounts subject to change—always consult a tax specialist for current standards). If the total exceeds the WKR allowance, the employer pays 80 percent final withholding tax on the excess amount. Catering is part of the total event costs included in the WKR calculation. It pays to estimate catering costs as early as possible so you can monitor the WKR allowance in a timely manner. Important conditions: the event must be collective (all employees or a clearly identifiable group of employees), participation must be predominantly business-related, and the costs must be classified as business expenses. Live Impact regularly collaborates with clients’ HR or finance departments to correctly account for catering costs and align them with WKR planning. We always recommend consulting a tax specialist or accountant if in doubt.

Live Impact regelt catering als onderdeel van het totale evenementconcept. Dat betekent: niet los inkopen, maar catering die aansluit op het programma, de locatie, het thema en de doelgroep. Wij selecteren cateraars op basis van ervaring, kwaliteit, duurzaamheidsbeleid en eerdere samenwerking — zodat je als opdrachtgever één aanspreekpunt hebt voor de volledige uitvoering. Tijdens de conceptfase adviseert Live Impact over de juiste cateringvorm. In de productiefase coördineren we tussen cateraar, locatie en andere leveranciers. Op de dag zelf bewaken we de timing van het cateringprogramma via het draaiboek en de showcaller. Wil je weten wat catering jouw evenementconcept kan kosten? Vul het briefingformulier in op live-impact.nl of neem direct contact op. Wij denken graag mee.